Als je samen met je collega’s aan een project werkt en bestanden wilt delen, gebruik je OneDrive. Binnen OneDrive zijn er twee opties om bestanden te delen. In dit artikel worden deze opties besproken.

1. Office 365 Groep inrichten
2. Onderling mappen delen

1. Groep aanmaken

Groepen zijn een manier om met anderen samen te werken aan projecten. Naast een eigen e-mailadres heb je ook een Teams-kanaal, gedeelde agenda en een SharePoint-site die je kunt gebruiken om te vergaderen, bestanden te delen en activiteiten te plannen. Het toevoegen van leden is eenvoudig via admin.microsoft.com. Klik op ‘Groepen’ en dan op ‘Actieve groepen’ in de linkerzijbalk.

1.1 Hoeveel opslagruimte heeft mijn groep?

In 2021 heeft elke Office 365-organisatie een opslaglimiet van 1 TB voor alle groepen samen. Via admin.microsoft.com kun je zien hoeveel opslagruimte je organisatie momenteel gebruikt. Je kunt de limiet uitbreiden voor twee euro per gigabyte per jaar via admin.microsoft.com.

2. Onderling delen

Je kunt vanuit OneDrive ook zelf een map aanmaken en deze delen met anderen. De opslagruimte gaat dan niet van de organisatie af, maar van de gebruiker. Hoe werkt dat? Elke gebruiker heeft 1 TB opslagruimte, en de organisatie als geheel heeft ook 1 TB opslagruimte. Hiermee bespaar je gemakkelijk ruimte.

2.1 Waar moet ik op letten?

Als je collega uit dienst gaat en je zijn account verwijdert, dan verwijder je ook al zijn bestanden in OneDrive, inclusief de gedeelde bestanden. Dit los je op door met zijn account in te loggen en de eigendom van deze mappen over te dragen.

Tijdens het verwijderen van het account kun je iemand 30 dagen toegang geven tot zijn OneDrive-bestanden. Diegene kan dan de permissies veranderen.
In plaats van verwijderen, kun je ook het wachtwoord van zijn account veranderen en tijdelijk inloggen om de bestanden over te zetten naar een ander account.

Het is duidelijk dat het maken van een groep onze voorkeur heeft. Maar omdat de 1 TB opslaglimiet voor sommige (creatieve) bedrijven snel kan worden bereikt, is optie 2 een gemakkelijke oplossing. Let er echter op dat als een collega uit dienst gaat, je zijn of haar bestanden overzet.