Het is aan te raden om voor elke functionele rol binnen de organisatie — zoals secretariaat, bestuur of voorzitter — een Gedeelde Mailbox aan te maken. Zo houd je de communicatie gescheiden van persoonlijke accounts én zorg je voor continuïteit bij afwezigheid of personeelswissels.

Voor deze actie heb je de rol ‘Gebruikersbeheerder’ of ‘Globale beheerder’ nodig.

Gedeelde Mailbox aanmaken

Stap 1. Ga naar admin.microsoft.com en log in met je beheerdersaccount.

Stap 2. Klik in het linkermenu op Teams & groepen > Gedeelde mailboxen.

Stap 3. Klik bovenaan op + Gedeelde mailbox toevoegen.

Stap 4. Vul een herkenbare naam in (bijv. “Secretariaat Peppix”) en geef een logisch e-mailadres op (bijv. [email protected]).

Stap 5. Klik op Maken. De gedeelde mailbox wordt nu aangemaakt.

Stap 6. Zodra het postvak is aangemaakt, klik je op de mailboxnaam om extra instellingen te openen.

Stap 7. Klik op Gebruikers beheren en voeg de personen toe die toegang moeten krijgen tot de mailbox (zie onderstaande paragraaf voor delegeren).

Toegang tot de mailbox geven (delegeren)

Na het aanmaken van de mailbox wil je gebruikers toegang geven, zodat zij de mailbox kunnen openen, lezen en e-mails verzenden. Dit heet toegang delegeren. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dat doet.

Alternatieve e-mailadressen (aliassen)

Wil je dat dezelfde mailbox ook e-mail ontvangt op bijvoorbeeld [email protected], [email protected] of [email protected]? Dan kun je deze adressen toevoegen als aliassen. Bekijk hiervoor deze handleiding.

Videohandleiding

Bekijk de onderstaande video om de stappen visueel te volgen.

Vragen?

Wil je meer weten? Bekijk dan het officiële Microsoft-artikel (aanbevolen), keer terug naar het overzicht, of neem contact op via onze klantenservice.

Dit artikel is bijgewerkt op 15-09-2025.