Wanneer een collega uit dienst treedt, kun je zijn account eenvoudig verwijderen via admin.microsoft.com. Echter, bij het verwijderen van dat account, worden ook alle e-mails en bestanden die via SharePoint zijn gedeeld, verwijderd. Volg deze handleiding om dit te voorkomen.
SharePoint bestanden overzetten
Er zijn twee opties om SharePoint-bestanden te behouden:
- Tijdens het verwijderen van het account kun je iemand uit de organisatie 30 dagen toegang geven tot de OneDrive-bestanden. Deze persoon kan de bestanden dan overzetten naar een ander account. Hoe je dit doet, wordt uitgelegd in de onderstaande video.
- In plaats van het account direct te verwijderen, kun je ook het wachtwoord van het account wijzigen en tijdelijk inloggen om de bestanden over te zetten naar een ander account.
Mails behouden
Tijdens het verwijderen van het Office-account kun je het omzetten naar een gedeelde mailbox. Gedeelde mailboxen zijn gratis en vereisen geen licentie. Deze gedeelde mailbox kun je koppelen aan een teamlid, zodat de e-mails toegankelijk blijven voor je organisatie. Hoe je dit doet, wordt uitgelegd in de onderstaande video.
En dat is hoe je een Office-account veilig verwijdert zonder de bestanden en e-mails te verliezen.
Vragen?
Wil je meer weten? Bekijk dan het officiële artikel van Microsoft (aanbevolen), ga terug naar het overzicht, of neem contact met ons op via de klantenservice.
