Binnen Office 365 zijn er vier manieren om e-mailadressen met anderen te delen. In dit artikel worden deze opties uitgelegd, zodat je kunt bepalen welke het beste bij jouw situatie past.

1. Gedeelde Postvakken (gratis)
2. Distributielijst (gratis)
3. Groep (gratis)
4. Account (Office-licentie vereist)

1. Gedeelde Postvakken

Als je een mailbox met anderen wilt delen, is een gedeelde mailbox de beste optie om aan te maken.

1.1 Hoe werkt een gedeelde mailbox?

Gedeelde mailboxen zijn mailaccounts die worden gekoppeld aan de persoonlijke mailaccounts van je collega’s. Je kunt deze mailboxen benaderen via office.outlook.com of via de Outlook-app nadat je de mailbox hebt toegevoegd. Beheerders kunnen nieuwe mailboxen aanmaken en delen via admin.microsoft.com onder het kopje ‘Groepen’ en dan ‘Gedeelde postvakken’. Bekijk deze video voor meer informatie.

1.2 Hoe krijg ik toegang?

In Outlook kun je een gedeelde mailbox toevoegen door met de rechtermuisknop op ‘Mappen’ te klikken en vervolgens ‘Gedeelde map toevoegen’ te selecteren. Bekijk deze video voor een stapsgewijze handleiding. In de Outlook-app kun je deze stappen volgen.

1.3 Hoe stuur ik mails namens de gedeelde mailbox?

Als je een mail beantwoordt, stuur je deze namens jezelf. Wil je een mail namens de gedeelde mailbox versturen, dan moet je het ‘Van’-adres in Outlook wijzigen. In deze video wordt dit uitgelegd vanaf 0:33.

1.4 Hoe weet ik dat er nieuwe mailberichten zijn?

Volgens Microsoft kun je dit handmatig controleren door in de inbox te kijken. Wil je dit automatiseren, dan kun je Power Automate gebruiken om notificaties te ontvangen wanneer er nieuwe mails binnenkomen.

2. Distributielijst

Een distributielijst is handig als je e-mails naar een groep personen wilt sturen. Iedereen in de lijst ontvangt de mail op zijn of haar persoonlijke mailadres. Dit is vooral nuttig voor interne mededelingen binnen je bedrijf.

3. Groep

Groepen zijn bedoeld voor samenwerking aan projecten. Naast een eigen mailadres krijg je ook toegang tot een Teams-kanaal, een gedeelde agenda en een SharePoint-site. Hiermee kun je vergaderingen plannen, bestanden delen en activiteiten organiseren. Leden toevoegen kan eenvoudig via admin.microsoft.com onder ‘Groepen’ en dan ‘Actieve groepen’.

Een groep is bedoeld voor projectmatig samenwerken, terwijl een gedeelde mailbox geschikt is voor formele zaken zoals contracten en offertes. Bekijk meer informatie over de verschillen op Microsoft.com.

4. Account

Als je een e-mailadres wilt afbakenen met inloggegevens, kun je een Office 365-account aanmaken voor het e-mailadres. Dit vereist wel een extra Office 365-licentie en is minder veilig omdat het wachtwoord binnen je team wordt gedeeld.